Microsoft Access 是微软 Office 办公套件中的一个重要组件，它是一个功能强大且易于使用的数据库管理系统。无论是个人用户管理小型数据，还是企业部门处理业务信息，Access 都能提供直观的界面和强大的功能。本文将带你了解 Access 最基础的三个概念：数据库、表和字段，它们是构建任何 Access 应用的基石。
认识 Access 数据库
一个 Access 数据库文件（扩展名为 .accdb）就像是一个数字化的文件柜，它可以包含多种对象来组织和管理你的数据。当你新建一个 Access 数据库时，实际上是在创建一个容器，这个容器可以存储：
表（Tables）：存储实际数据的基本结构
查询（Queries）：从表中提取特定数据的工具
窗体（Forms）：用户友好的数据输入和查看界面
报表（Reports）：专业的数据呈现和打印格式
宏（Macros）和模块（Modules）：自动化任务的编程工具
创建第一个数据库
启动 Access 后，选择 “空白数据库”，给你的数据库起个有意义的名称，比如 “客户管理系统”，然后点击 “创建” 按钮。Access 会自动创建一个包含空白表的新数据库。
理解表的概念
表是 Access 中存储数据的核心结构，你可以把它想象成电子表格，但比电子表格更加结构化。每个表都由行和列组成：
每一行称为一条 “记录”，代表一个完整的数据项
每一列称为一个 “字段”，代表记录中的特定属性
设计第一个表
让我们创建一个简单的 “客户” 表：
在 Access 的 “表格工具” 下，点击 “视图” > “设计视图”
将表命名为 “tblCustomers”（前缀 tbl 是表命名的常见约定）
添加以下字段：
CustomerID（自动编号，主键）
CustomerName（文本）
ContactPhone（文本）
Email（文本）
JoinDate（日期/时间）
深入了解字段类型
Access 提供了多种字段数据类型，正确选择数据类型对数据库的性能和准确性至关重要。以下是常用数据类型：
文本：用于字母数字字符，最多 255 个字符
备注：长文本，最多约 65,000 个字符
数字：各种数值类型（字节、整数、长整数、单精度、双精度等）
日期/时间：存储日期和时间值
货币：专门用于货币值的数字类型
自动编号：Access 自动生成的唯一值，常用于主键
是/否：布尔值（真/假、是/否）
OLE 对象：存储图像、文档等二进制数据
超链接：存储网页链接或文件路径
附件：Access 2007 引入的类型，可以附加文件
设置字段属性
每个字段都有可以配置的属性，例如：
字段大小：限制文本长度或选择数字类型
格式：控制数据显示方式
输入掩码：定义数据输入模式（如电话号码格式）
默认值：自动填充的初始值
验证规则：限制可输入的数据
必需：指定字段是否必须填写
主键与外键
主键的重要性
主键是表中唯一标识每条记录的字段或字段组合。在之前的 “客户” 表中，我们使用 CustomerID 作为主键。主键必须满足：
每条记录都有值（不允许 NULL）
每条记录的值都唯一
值不随时间改变
创建关系
让我们再创建一个 “订单” 表，并与 “客户” 表建立关系：
创建新表 “tblOrders” 包含：
OrderID（自动编号，主键）
CustomerID（数字，长整数）
OrderDate（日期/时间）
TotalAmount（货币）
在 “数据库工具” 选项卡中点击 “关系”
将 tblCustomers 的 CustomerID 拖到 tblOrders 的 CustomerID 上
选择 “实施参照完整性” 选项
这样就在两个表之间建立了一对多关系：一个客户可以有多个订单。
数据输入与查看
直接在数据表视图中输入
最简单的方法是直接在表的数据表视图中输入数据：
在导航窗格中双击表名
开始在新行中输入数据
Access 会根据字段类型自动验证输入
使用表单输入数据
表单提供了更友好的数据输入界面：
在 “创建” 选项卡中点击 “表单”
Access 会自动基于当前表生成表单
使用表单工具自定义布局和外观
保存表单供以后使用
总结
通过本文，我们了解了 Microsoft Access 最基本的三个概念：数据库、表和字段。数据库是存储所有数据的容器，表是组织数据的结构化方式，而字段定义了表中存储的具体数据类型。正确设计这些基础元素对构建高效、可靠的 Access 数据库至关重要。
记住，良好的数据库设计始于合理的表结构和字段定义。在创建表时，花时间仔细考虑每个字段的数据类型和属性，这将为你后续的数据输入、查询和报表打下坚实基础。下一步，你可以开始学习如何创建查询来提取和操作这些表中的数据，这是发挥 Access 真正威力的关键。